Almat Laren » Nieuws » Verhuur » Primeur van wagenparkbeheer op persoon

Primeur van wagenparkbeheer op persoon

Primeur van wagenparkbeheer op persoon

Innovaties | Barcode koppelt voertuig aan toeleverancier voor bepaalde tijd

Primeur van wagenparkbeheer op persoon

De verhuur van een wagenpark op een festival verliep niet altijd zonder problemen. Onduidelijkheid over wie de gebruiker was op een bepaald moment zorgde voor irritaties en niet te achterhalen schadeposten. Voertuigen werden onbeheerd met een lege tank teruggevonden in een uithoek van het evenemententerrein en bij ontdekte schades werd met een beschuldigende vinger naar een derde partij gewezen. Evenementenorganisator Feestfabriek Alles Komt Goed heeft een barcode ontwikkeld die daar een einde aan maakt. De primeur vond eind juli plaats op festival Zwarte Cross.
 
Henri Kamperman, verhuur coördinator bij Almat Laren, is na twee weken opbouw al erg te spreken over de barcode die de technische staf van evenementenorganisator Feestfabriek Alles Komt Goed heeft ontwikkeld. De 131 voertuigen die het bedrijf dit jaar heeft geleverd voor de op- en afbouw van festival Zwarte Cross zijn ook allemaal voorzien van een unieke barcode. Op deze manier worden voertuigen gekoppeld aan toeleveranciers. “Als persoon X van toeleverancier R voertuig Y van ons wil huren via de organisatie, dan wordt dat middels die barcode allemaal automatisch verwerkt in de computer.”
Op deze manier is er een sluitende registratie van waar de voertuigen zich op het immens terrein van Zwarte Cross bevinden en welke toeleverancier er voor een bepaalde tijd gebruik van heeft gemaakt. “In het verleden werden er best wat schades gereden”, legt Kamperman uit. “Maar een schuldige was niet altijd concreet aan te wijzen. Het bekende afschuiven en wijzende vingertje naar anderen kwam er dan altijd bij kijken. Met de barcode behoort dat tot het verleden. Voordat een andere toeleverancier gebruik wil maken van een voertuig wordt er een check uitgevoerd. Bij goedkeuring scant hij zijn barcode en ontvangt hij van een medewerker de sleutel van het voertuig dat ook wordt gescand en kan hij het voor bepaalde tijd gebruiken. Bij terugkomt wordt de brandstof aangevuld, is er een check van het voertuig en checkt de gebruiker weer uit met zijn barcode. Schades worden gemeld of zijn nadien middels de gedigitaliseerde tijdsplanning en een GPS-methode te achterhalen. Einde discussie.”

700 bonnen versus 1 uitdraai
De organisatie van Zwarte Cross houdt in het kloppende hart van het evenemententerrein bij de technische staf precies bij welke chauffeur van welke toeleverancier welk voertuig in gebruik heeft genomen voor een bepaalde tijd. Gerdie Kreunen, inkoop en productie evenementen van organisator Feestfabriek Alles Komt Goed, laat op een computerscherm zien hoe het werkt. “Vorig jaar had ik nog ruim 700 bonnen op mijn bureau liggen die ik handmatig moest verwerken. Allemaal losse krabbels van partijen die een voertuig hadden gehuurd voor de op- en afbouw. Dat was enorm veel werk. Nu is het één druk op de knop en ik krijg een overzicht van wie wanneer welk voertuig in gebruik heeft.”
Kreunen laat op haar computerscherm een voorbeeld zien. Vermeld staat wie er namens een toeleverancier in het bezit zijn van een barcode en voor hoe lang een voertuig is gebruikt. Via het programma is het kinderlijk eenvoudig om vervolgens een overzicht per toeleveranciers te ontvangen.
Kreunen is erg blij met het nieuwe systeem. “Het scheelt enorm veel werk en gedoe, al blijft het een hele puzzel om de voertuigen voorafgaand aan het evenement juist over de toeleveranciers te verdelen. En ook gaandeweg de op- en afbouw blijven er verschuivingen plaatsvinden.”

Middels vijf A3-vellen hangen de schema’s bij het technische productieteam aan de muur. De betreffende toeleveranciers hebben ook een uitdraai en bij het parkeerterrein van het wagenpark van Almat Laren hangen de schema’s ook keurig aan de muur. “Er is altijd iemand van ons aanwezig bij de parkeerplaats”, vult Kamperman aan. “Zo wordt er tijdens het terugbrengen van de voertuigen en het uitlenen een checkronde gelopen met de toeleveranciers om te bekijken of er schades zijn gereden. Iedere partij is ook verplicht om het voertuig weer vol brandstof achter te laten op het parkeerterrein. Middels die barcodes is dat systeem waterdicht. We kunnen precies achterhalen waar een voertuig zich heeft bevonden en wie hem volgens de papieren in beheer had. Als er dan iemand anders ook even gebruik heeft gemaakt van een voertuig is dat voor de verantwoordelijkheid van die betreffende toeleverancier.”

Hulp van GPS-systeem
Een GPS-systeem helpt Kamperman om op zijn telefoon precies zien waar de 131 voertuigen zich bevinden. Het terrein van Zwarte Cross is onderverdeeld in coördinatoren, waardoor heel snel kan worden ingezoomd op een bepaald gedeelte van het terrein. Kamperman zoomt met zijn telefoon in op een bewegend voertuig op het terrein. Ook laat hij zien dat er ergens een gator achter een gebouw geparkeerd staat. “Het is verleidelijk om hier de hele dag op te kijken, maar we vertrouwen er gewoon op dat toeleveranciers verantwoord met de voertuigen omgaan. Bij twijfel kunnen we middels het GPS-systeem de exacte route van een voertuig achterhalen middels die coördinaten en kijken of partijen zich aan de afspraken hebben gehouden.”
Kreunen geeft aan dat er door de verscherpte controle middels de barcode dit jaar al voor 6000 euro minder schades zijn. “Het waterdichte systeem zorgt ervoor dat partijen zorgvuldiger zijn bij het gebruik van de voertuigen. En dat is een goede ontwikkeling.”
Ook onder de eindgebruikers klinken positieve geluiden over het nieuw ingevoerde systeem. Zo weet Gino Spijkerman van Interstage te vertellen dat hij het een goede verbetering vindt. “Het is erg snel, geen wachttijden en simpel in de toepassing. Men weet dat ruilen van machines niet meer kan en is daardoor zuiniger. Als we de machines nu ook nog met de barcode kunnen starten, wordt het ‘lenen’ van elkaars machines ook minder en zijn de sleutels ook niet meer nodig. Ook is het nu veel eenvoudiger om met eigen vervoer te tanken. En de papieren rompslomp die na afloop van een evenement nog komt over de logistieke afwikkelingen behoort tot het verleden.”  

Terugblikkend op de introductie van de barcode zijn de organisatie, verhuurder en eindgebruiker van het wagenpark erg tevreden. Het idee is er zeker om de barcode uit te rollen over andere disciplines van het festival. “Uiteindelijk zal er steeds meer gedigitaliseerd worden”, legt Kreunen uit. “Voor ons als evenementenorganisatie een grote pre, want daardoor creëren we weer tijd om ons te blijven doorontwikkelen. En dat doen we graag.” Kamperman sluit zich daar volledig bij aan.

Almat & Zwarte Cross
Naast de medewerking aan de barcode heeft Almat Laren in samenwerking met Karcher voor de Zwarte Cross twee reinigingsstations ingericht. Eén station staat in het rennerskwartier en heeft van de organisatie de mooie naam: 'Ziel- en voertuigreiniging' gekregen. Een team van vijf professionals maakt dat alle motoren van de deelnemers weer helemaal schoon worden. 
Het tweede reinigingsstation draait op volle toeren voor, tijdens en na het event, wanneer de vele quads, gators, heftrucks, kranen, fietsen en nog heel veel meer materiaal dat nodig is bij de opbouw en afbraak van dit grootschalige evenement, weer netjes afgeleverd moeten worden bij hun eigenaren op het parkeerterrein van Almat Laren.
De Kärcher-professionals die tijdens de Zwarte Cross optreden als ‘schoonheidsspecialisten’ werken niet alleen netjes, maar ook milieuvriendelijk. In beide reinigingsstations wordt al het waswater opgevangen en overgepompt naar speciale IBC-tanks van de firma Janus Vaten (Oosterhout). Bij R.I. Watersystems (Lievelde) zal het water worden hergebruikt. Ook heeft Almat in samenwerking met Feestfabriek Alles Komt Goed enkele jaren geleden een kalkmachine ontwikkeld om de scheidslijnen op de camping aan te geven. Linten werden vernield. De gespoten kalklijnen markeren het gebied op de gewenste manier en de kalk lost op natuurlijke wijze op in de buitenlucht onder invloed van het weer.

image

Almat nieuws

Vacature Medewerker Verhuur

Vacature Medewerker Verhuur
27-11-2017


Onze Tuin & Park afdeling groeit...

Onze Tuin & Park afdeling groeit...
18-10-2017

• Bekijk al het nieuws

Occasions


onderdelen

Almat Laren

Bezoekadres:

Stoomdijk 13-15

7245 PN Laren Gld

Telefoon: 0573 - 44 80 80

 

Postadres:

Postbus 130

7240 AC Lochem

Email: info@almatlaren.nl